Un sistema de gestión o administración de contenidos, también llamado CMS por las siglas del inglés (content management system), es un programa informático que utiliza una interfaz con un entorno de trabajo colaborativo para la gestión de contenidos por usuarios con diferentes permisos y/o accesos como pueden ser: administradores, editores colaboradores, diseñadores, etc.
Estos sistemas son usados principalmente en sitios web y están conectado a una o varias bases de datos en donde se almacena el contenido, independientemente del diseño visual: como pueden ser las platillas diseñadas para mostrar el contenido. Así, es posible gestionar por separado el contenido y por otra parte gestionar el diseño visual con una plantilla para mostrar el contenido de una manera mucho más fácil y controlada.
También la gestión de los usuarios con diferentes accesos, permisos y/o niveles; permite una colaboración más fluida. Como por ejemplo: los editores se encargan de crear los contenidos y los administradores con un nivel superior, después de dar el visto bueno al contenido, proceden a publicarlo. Y por otra parte los diseñadores pueden gestionar los estilos visuales de la plantilla para mostrar los contenidos publicados, sin estar involucrados en la gestión de los contenidos directamente.
Historia de los Sistemas de Gestión de Contenidos
Los primeros sistemas de gestión o administración de contenidos CMS, fueron desarrollados por organizaciones como revistas o periódicos en línea o corporativos que comenzaban a publicar una gran cantidad de contenidos en Internet, y esto generaba la necesidad de realizar actualizaciones frecuentes. En 1995, el sitio de noticias tecnológicas CNET sacó su sistema de administración de documentos y publicación, y creó una compañía llamada Vignette, pionero de los sistemas de administración de contenido comercial.
La evolución de Internet hacia portales con más contenido y la alta participación de los usuarios directamente a través de blogs y redes sociales, han convertido a los gestores de contenidos en una herramienta esencial en Internet, tanto para empresas e instituciones como para personas.
Hoy en día existen estos sistemas desarrollados como software libre y como software comercial. En ambos casos es necesaria una implementación para adaptar el gestor de contenidos al esquema gráfico y funcionalidades deseadas. Para ciertos gestores existen muchas plantillas disponibles que permiten una sencilla implantación de la parte estética por parte de un usuario sin conocimientos de diseño.
Ejemplos de Software CMS
Los ejemplos más populares de software libre son los proyectos de Wordpress, Joomla, y Drupal. Estos gestores de contenidos cuentan con una gran comunidad de desarrolladores voluntarios a nivel mundial para desarrollar extensiones, módulos, complementos, plugins, plantillas y más.
Los ejemplos más populares de software comercial son los servicios de Shopify, Wix o Squarespace. Estos gestores de contenido se especializan más como eCommerce, pero de igual manera disponen de extensiones, módulos, complementes, plantillas, etc, para sus usuarios.
Las wikis y los sistemas groupware también son considerados CMS.
Características de un Sistema de Gestión de Contenidos
Todo Sistema Gestor de Contenidos realiza el siguiente proceso de gestión:
- Creación de la información.- es el proceso mediante el cual el usuario genera una nueva información para ser puesta a disposición del público. Se puede generar información de tipo texto, gráficos, imágenes, etc.
- Presentación de la información
- Publicación de la Información
- Mantenimiento de la Información.- es la actualización dentro de la cual se puede editar borrar un determinado contenido.
Entendido como un sistema de soporte a la gestión de contenidos ya que, en realidad, son las estrategias de comunicación las que realmente llevan a gestionar contenidos y publicidad de forma efectiva. Los sistemas informáticos pueden a lo sumo proporcionar las herramientas necesarias para la publicación en línea, o bien incluir servicios de soporte a la toma de decisiones por lo que a la gestión de contenidos se refiere.
El gestor de contenidos se aplica generalmente para referirse a sistemas de publicación, pudiendo subestimarse las funcionalidades de soporte y mantenimiento, en detrimento de las funcionalidades relacionadas con la optimización de los tiempos de publicación. La correcta implantación del sistema, con arreglo a las necesidades del cliente es necesaria, y es necesario entender el proyecto de un portal web en el seno de un proyecto de comunicación estructurado y bien planteado.
La elección de la plataforma correcta será vital para alcanzar los objetivos del cliente, ya que exentan particularidades diferenciales tanto en su adaptabilidad a esquemas gráficos como la posible integrabilidad de funcionalidades y extensiones adicionales.
El posicionamiento en buscadores está relacionado con el volumen de contenidos de un portal y con la forma en la que este se presenta. Es importante tener eso en cuenta para la estructura del portal para garantizar un correcto posicionamiento orgánico.
Funcionamiento
Un sistema de administración de contenidos siempre funciona en el servidor web en el que esté alojado el portal. El acceso al gestor se realiza generalmente a través del navegador web, y se puede requerir el uso de FTP para subir contenido.
Cuando un usuario accede a una URL, se ejecuta en el servidor esa llamada, se selecciona el esquema gráfico y se introducen los datos que correspondan de la base de datos. La página se genera dinámicamente para ese usuario, el código HTML final se genera en esa llamada. Normalmente se predefinen en el gestor varios formatos de presentación de contenido para darle la flexibilidad a la hora de crear nuevos apartados e informaciones.
Gestión de usuarios
Dependiendo de la plataforma elegida se podrán escoger diferentes niveles de acceso para los usuarios; yendo desde el administrador del portal hasta el usuario sin permiso de edición, o creador de contenido. Dependiendo de la aplicación podrá haber varios permisos intermedios que permitan la edición del contenido, la supervisión y reedición del contenido de otros usuarios, etcétera.
El sistema de gestión de contenidos controla y ayuda a manejar cada paso de este proceso, incluyendo las labores técnicas de publicar los documentos a uno o más sitios. En muchos sitios con estos sistemas una sola persona hace el papel de creador y editor, como por ejemplo en los blogs personales.
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Usos y/o funcionalidad
- Blogs: para páginas personales.
- Foros: para compartir opiniones.
- Wikis: para el desarrollo colaborativo.
- Enseñanza electrónica: plataforma para contenidos de enseñanza en línea.
- Comercio electrónico: plataforma de gestión de usuarios, catálogo, compras y pagos.
- Publicaciones digitales.
- Difusión de contenido multimedia.
- Propósito general.
- Aplicación móvil: plataformas de gestión de aplicaciones móviles.
Otras clasificaciones según su funcionalidad diferencian entre contenidos empresariales (ECM), contenidos web (WCM), documentos y contenidos multimedia (DMS) y contenidos para el aprendizaje (LCMS).
Características de un CMS
Los sistemas de gestión de contenidos se definen por las siguientes particularidades, muchas de las cuales son, a su vez, grandes ventajas:
- Uso intuitivo y fácil para simplificar la edición y publicación de contenidos. No se requieren conocimientos de programación.
- Configuración flexible y personalizada a través de múltiples opciones.
- Velocidad y rendimiento elevados gracias a su excelente capacidad para el desarrollo de tareas.
- Seguridad presente gracias a opciones como aprobación de contenido, verificación de correo electrónico, historial de login o registro de auditoría, entre otras.
- Medios de soporte para ayudar a los usuarios a la resolución de dudas y problemas.
- Administración sencilla del sitio, que se hace posible mediante diversas funciones.
Iniciativas de estandarización
Dentro de los portales se han realizado procesos de estandarización encaminados a la homogeneización en las interfaces de programación de los mismos de tal manera que un servicio desarrollado para un portal pueda ejecutarse en cualquier otro portal compatible con el estándar. El objetivo es obtener portales interoperables evitando desarrollo propietarios.
Las dos iniciativas más importantes son la Portlet Specification API, y la Content Repository API.
Ventajas y oportunidades
El gestor de contenidos facilita el acceso a la publicación de contenidos a un rango mayor de usuarios. Permite que sin conocimientos de programación ni maquetación cualquier usuario pueda añadir contenido en el portal web.
Además permite la gestión dinámica de usuarios y permisos, la colaboración de varios usuarios en el mismo trabajo, la interacción mediante herramientas de comunicación.
Los costes de gestión de la información son mucho menores ya que se elimina un eslabón de la cadena de publicación, el maquetador. La maquetación es hecha al inicio del proceso de implantación del gestor de contenidos.
La actualización, backup y reestructuración del portal son mucho más sencillas al tener todos los datos vitales del portal, los contenidos, en una base de datos estructurada en el servidor.